İçerik
- Ticari Defterlerin Açılış Onayı
- Ticari Defterlerin Kapanış Onayı
- Ticari Defterlerin Onay Yenilemek Suretiyle Kullanılması
- Onay Yenilemenin Şekli
- Sonuç Olarak;
Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca belediye şirketleri tacir vasfını haizdir. Diğer tacirler gibi belediye şirketleri de, anılan Kanunda sayılan ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Belediye şirketlerince tutulması gereken ticari defterler ise; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.
Çift defter kullanımı şeklinde tezahür eden kötü niyetli uygulamaların önüne geçilmesi ve ticari defterlere olan güvenin devam ettirilmesi amacıyla TTK’da bu defterler için açılış ve kapanış onayları öngörülmüştür.
Peki belediye şirketleri ticari defterlerinin açılış onayını hangi tarihe kadar yaptırmakla yükümlüdür? Açılış onaylarının yaptırılmaması halinde belediye şirketlerinin karşı karşıya olduğu yaptırımlar nelerdir? Ticari defterlerin açılış onayı süresi içinde yaptırılmamış olsa da bu defterleri tasdik ettirmenin başka bir yolu daha var mıdır?
Ticari Defterlerin Açılış Onayı
Belediye şirketleri fiziki ortamda tuttuğu ticari defterlerin açılış onaylarını kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarını ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan belediye şirketlerinde 31 Aralık tarihi mesai bitimine kadar) yaptırmakla yükümlüdür.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yaptırılması zorunlu iken; pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Söz konusu defterlerin hesap dönemi içinde dolması nedeniyle veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanılmasının gerektiği durumlarda bu defterlere kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılır.
Bu halde, belediye şirketlerinin, 2020 yılında kullanacağı ticari defterlerin açılış onaylarını 31 Aralık 2019 mesai bitimine kadar yaptırmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde belediye şirketleri 7.658 TL idari para cezasıyla cezalandırılacağı gibi, açılış onayı yaptırılmamış olan ticari defterler, ticari davalarda bahsi geçen şirketlerin aleyhine delil olarak kabul edilecektir.
Ticari defterlerin açılış onaylarına ilişkin detaylı açıklamalara ise, 9 Aralık 2019 tarihinde sayfamızda yayınlanan “Belediye Şirketleri 2020 Yılında Kullanacağı Ticari Defterlerin Açılış Onaylarını Yaptırmakla Yükümlü müdür?” isimli çalışmada yer verilmişti.
Ticari Defterlerin Kapanış Onayı
TTK’da her ticari defter için açılış onayı öngörülmekle birlikte, kapanış onayı sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için kabul edilmiştir. Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirket şeklinde kurulan belediye şirketlerince tutulur. Limited şirket şeklinde kurulan belediye şirketlerinde ise bu defterin karşılığı, ayrı olarak tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteridir. Anılan defterler dışında kalan diğer ticari defterlerin kapanış onayının yaptırılması zorunlu değildir.
Ticari Defterlerin Onay Yenilemek Suretiyle Kullanılması
Daha önce belirtildiği üzere, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri dışında kalan ticari defterlerin açılış onayının her yıl Aralık ayı sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir.
Peki, bir belediye şirketinin, ticari defterlerinin açılış onayını yaptırmayı unutması halinde başvurabileceği bir yol var mıdır? Burada, tacirler ve dolayısıyla belediye şirketleri için bir yöntem daha vardır; o da “onay yenileme” müessesesidir. Onay yenileme işleminin yaptırılması ticaret şirketleri ve dolayısıyla belediye şirketleri için zorunlu olmamakla birlikte bir kolaylıktır.
Nitekim 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 222. maddesinde, ticari defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin Ocak ayı içinde tasdikini yeniletmeye mecbur olduğu hükme bağlanmıştır. Yine Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından müştereken çıkarılan Ticari Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde de, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebileceği, ancak onay yenilemede defterlerin türünün değiştirilemeyeceği belirtilmiştir. O halde, bahsi geçen mevzuat düzenlemelerinde, fiziki olarak tutulmakta olup da yaprakları bitmemiş mevcut ticari defterlerin onay yenilemek (ara tasdik) suretiyle yeni hesap döneminde de kullanılabilmesine imkan sağlanmıştır.
Bu durumda, bir belediye şirketi, 2019 yılının Aralık ayı içinde ticari defterlerinin açılış onaylarını yaptırmamış olsa dahi, 2020 Ocak ayı sonuna kadar onay yenileme işlemi yaptırmak suretiyle, hem mevcut defterlerini kullanmaya devam edebilir, hem de açılış tasdiki yaptırmadığı için idari para cezasıyla karşı karşıya kalmamış olur. Başka bir deyişle, defterlerin açılış onayını yaptırma süresi bir bakıma hesap döneminin ilk ayının sonuna kadar uzamış olmaktadır. Bununla birlikte, tekrar etmek gerekirse, onay yenileme işleminin yaptırılması zorunlu değildir.
Diğer taraftan, onay yenileme (ara tasdik) işleminin yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde yaptırılmasının şart olduğu dikkate alındığında, söz konusu işlemin en geç 31 Ocak 2020 Cuma mesai bitimine kadar yaptırılması gerekmektedir. Onay yenileme işleminin yapılması halinde artık anılan defterler belediye şirketince yeniden ihdas edilmez. Bu işlem ise ilgili defterler ibraz edilmek suretiyle şirket merkezinin bulunduğu yerdeki noterlere yaptırılır.
Onay Yenilemenin Şekli
Onay yenilemenin şekli, ticari defterin kapanış onayına tabi olup olmamasına göre kısmen farklılık göstermektedir.
Bilindiği üzere, kapanış onayına tabi ticari defterler, yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri olup, yevmiye defterinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının (Haziran’ın) sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının (Ocak’ın) sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir. Ancak, bu defterlere ilişkin onay yenilemede son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazılır. Dolayısıyla onay yenileme yapılan defterler için ayrıca kapanış onayı yapılmaz. Keza, onay yenileme işlemiyle kapanış onayına tabi defterlerin kapanış ve açılış onayları birlikte yapılmış olmaktadır. Başka bir deyişle onay yenileme, hem açılış onayını hem de kapanış onayını içermektedir. Kapanış onayının bu şekilde yapılması, onay yenilemeye bağlı istisnai bir düzenlemedir.
Kapanış onayına tabi olmayan defteri kebir ve envanter defterinde ise “Görülmüştür” ibaresi yazılmaksızın onay yenileme son kaydın yer aldığı sayfadan sonraki sayfaya yapılır. O halde, hem kapanış onayına tabi olan hem de tabi olmayan defterlerin onay yenilemesinde, noterin son kayıt işleminden sonra sayfa boş bırakmaması veya sayfa atlamaması gerekir.
Sonuç Olarak;
– Belediye şirketlerince fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri (limited şirket şeklinde kurulan belediye şirketlerinde müdürler kurulu karar defteri) ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise yeterli yapraklarının bulunması kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabilir. Bu durumda, açılış onayına tabi defterlerin onaylarının en geç 31 Aralık 2019 tarihine kadar yaptırılmış olması gerekmektedir.
– Ayrıca, yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri kapanış onayına tabidir. Bunlardan yevmiye defterinin kapanış onayının Haziran ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının ise Ocak ayının sonuna kadar notere yaptırılması şarttır.
– Bununla birlikte, açılış onayının bilerek veya bilmeyerek yaptırılmadığı durumlarda, açılış onayına tabi defterler (yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir) yeterli yaprakları varsa Ocak ayı sonuna, başka bir ifadeyle 31 Ocak 2020 Cuma mesai bitimine kadar notere onay yenileme işlemi yaptırılmak suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.
– Böylece, belediye şirketleri; hem cezalı duruma düşmemiş, hem bitmeyen defterlerini değerlendirmiş, hem de açılış onayı yapılmaması nedeniyle bu defterlerin ticari davalarda aleyhlerine delil olmasını engellemiş olacaktır.
Bu Makalenin PDF formatına ulaşmak için tıklayınız
YASAL UYARI
Bu çalışma Kamutech Yazılım A.Ş. mevzuat grubu uzmanları tarafından hazırlanmıştır.
Makalenin her türlü yayın hakkı Kamutech Yazılım A.Ş.’ye aittir.
Kaynak göstermek ve link vermek kaydıyla alıntı yapılabilir.
