Belediyelerin hissedarı olduğu anonim ve limited şirketler, Türk Ticaret Kanununa (TTK) göre tacir kabul edilmektedir. Dolayısıyla, diğer şirketler gibi belediye şirketleri de tacir sıfatına sahiptir. Adı geçen Kanunda tacirler için bazı yükümlülükler öngörülmüş olup, bunlardan birisi de ticari defterlerin tutulmasıdır. Bu durumda, her tacir gibi belediye şirketleri de, TTK’da öngörülen ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. TTK’ya göre tutulması gereken defterler ise şunlardır:
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
- Pay defteri,
- Yönetim kurulu karar defteri,
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
Anonim şirket şeklinde kurulan belediye şirketleri yukarıda yer verilen defterlerin tamamını tutmak zorundadır. Limited şirket şeklinde kurulan belediye şirketleri ise karar defteri hariç diğer defterleri tutmakla yükümlüdür. Zira limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.
Ticari Defterlerin Açılış Onayının Yaptırılması Gereken Haller
Belediye şirketleri tarafından fiziki ortamda tutulan tüm ticari defterler açılış onayına tabidir. Bu kapsamda;
- Ticari defterlerin tamamının şirketin kuruluşunda,
- Kullanılmakta olan bir ticari defterin bitmesi ve bunun yerine yeni defter ihdas edilmesi halinde yeni defterin kullanılmaya başlanılmasından önce,
- Ticari defterlerin kullanılacağı yeni hesap döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar açılış onayının yaptırılması şarttır. Buna mukabil, elektronik ortamda tutulan ticari defterler (e-defterler) ise açılış onayına tabi değildir.
2020 Yılında Kullanılacak Ticari Defterlerin Açılış Onayının Yaptırılma Zamanı
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Dolayısıyla, bu iki defterin yaprakları bitmemişse açılış onaylarının yaptırılması zorunlu değildir.
Bu çerçevede, gelecek hesap dönemi içinde kullanılacak ticari defterlerin açılış onaylarının bu defterlerin kullanılacağı hesap döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir.
Öte yandan, belediye şirketlerinin neredeyse tamamının hesap (faaliyet) dönemi takvim yılıdır. Bir başka deyişle, bu şirketlerin faaliyet dönemi 1 Ocak ila 31 Aralık tarihleri arasındadır. O halde, 2020 yılında kullanılacak ticari defterlerin açılış onayının en geç 31 Aralık 2019 Salı mesai bitimine kadar yaptırılması şarttır. Bahsi geçen tarih, resmi tatil gününe denk gelmediği için defterlerin açılış onaylarının yaptırılma süresinin herhangi bir şekilde uzaması söz konusu değildir.
Belediye şirketlerinin hesap dönemi genel itibariyle takvim yılı olmakla birlikte, Hazine ve Maliye Bakanlığının izniyle özel hesap dönemi (örneğin, 1 Haziran-31 Mayıs gibi) kullanan belediye şirketleri de olabilir. Bu durumdaki şirketler ise ticari defterlerinin açılış onaylarını anılan defterleri kullanılacakları hesap döneminden önce gelen son ay içerisinde yaptırmakla yükümlüdür.
Bitmemiş Ticari Defterlerin Onay Yenilemek Suretiyle Kullanılabilmesi
Açılış onayı yeni deftere yapılır. Bununla birlikte, mevcut yıl içinde kullanılan bazı defterlerin yıl sonu itibariyle bitmemesi ve kalan boş sayfaların yeni yıl için yeterli olabileceği gibi bir durum söz konusu olabilir.
İşte, belediye şirketlerince tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunması halinde, açılış onayı yaptırmaksızın, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenileme (ara tasdik) yaptırarak kullanılmaya devam edilebilir. Bu durumda, hesap dönemi takvim yılı olan belediye şirketlerinde, 2019 yılında tutulan söz konusu defterlerin kullanılmayan yaprakları varsa, defterlerin kalan kısımları açılış onayı yaptırılmaksızın onay yenilemek suretiyle 2020 yılında da kullanılabilir. Ancak, onay yenileme işleminin 2 Ocak-31 Ocak 2020 tarihleri arasında ve her halükarda 31 Ocak 2020 Cuma günü mesai bitimine kadar notere yaptırılması gerekir.
Açılış Onayının Şekli
Ticaret şirketlerinin kuruluşunda ticari defterlerin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılır. Daha sonraki hesap dönemlerinde kullanılacak defterlerin açılış onaylarını yapmaya ise sadece noterler yetkilidir.
Noterlerin yapacağı açılış onayı defterin ilk sayfasına yazılır. Bu sayfada; belediye şirketinin unvanı, belediye şirketinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi), şirketin merkezi, MERSİS numarası, belediye şirketinin faaliyet konusu, taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, defterin türü, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, defterin kullanılacağı hesap dönemi, onay tarihi ve numarası, onayı yapan noterin resmi mühür ve imzası, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası yer alır.
Açılış onayı kapsamında, ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir. Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan belediye şirketleri ise bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıda belirtilen esaslara göre onaylatır.
Açılış Onayını Süresinde Yaptırmamanın Sonuçları
Fiziki ortamda tutulan ve 2020 yılında kullanılacak olan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim/müdürler kurulu karar defterinin açılış onayını 31 Aralık 2020 mesai bitimine kadar yaptırmayan belediye şirketleri, mahallin en büyük mülki amiri tarafından 7.658 TL idari para cezasıyla cezalandırılır. Ceza ise belediye şirketi tüzel kişiliği hakkında uygulanır. Ancak şirket, genel kurul kararıyla bu cezanın uygulanmasına sebep olan yöneticilere rücu edebilir. Bu arada, açılış onayını yaptırmadığı için hakkında idari para cezası uygulanan belediye şirketinin, kararın kendisine tebliğ edildiği tarihten itibaren en geç 15 gün içinde sulh ceza hâkimliğine başvurabileceğini belirtelim.
– Hukuk Muhakemeleri Kanunu gereğince, açılış onayı bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, bu defterin sahibi olan şirket aleyhine delil olur. Dolayısıyla, açılış onayının yapılmaması halinde ilgili defterler, ticari davalarda belediye şirketleri lehine değil, aleyhine delil olarak kabul edilir.
Sonuç Olarak;
– Belediye şirketlerince fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri (limited şirket şeklinde kurulan belediye şirketlerinde müdürler kurulu karar defteri) ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onaylarının her yıl notere yaptırılması zorunludur.
– Ancak, pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yapraklarının bulunması kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabilir.
– Açılış onayının yaptırılma süresi, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadardır. Dolayısıyla, açılış onayına tabi olan ve 2020 yılında kullanılacak olan ticari defterlerin açılış onaylarının 31 Aralık 2019 Salı mesai bitimine kadar yaptırılması gerekmektedir.
– Ticari defterlerin açılış onayını yaptırmayan belediye şirketleri 2019 yılı için 7.658 TL idari para cezasıyla cezalandırılır. Ayrıca, açılış onayı yapılmamış ticari defterler, ticari davalarda belediye şirketlerinin lehine değil, aleyhine delil olarak kabul edilir. Bu durum ise özellikle hukuki uyuşmazlıklarda belediye şirketlerini zor duruma düşürebilir.
Bu yazının PDF formatına ulaşmak için tıklayınız
YASAL UYARI
Bu çalışma Kamutech Yazılım A.Ş. mevzuat grubu uzmanları tarafından hazırlanmıştır.
Makalenin her türlü yayın hakkı Kamutech Yazılım A.Ş.’ye aittir.
Kaynak göstermek ve link vermek kaydıyla alıntı yapılabilir.
