Elektronik sistemler üzerinden tutulan giriş-çıkış kayıtları, fazla çalışma sürelerinin saptanmasında pratik ve güvenilir bir yöntem sunmaktadır. Bu kayıtların fazla çalışmanın tespiti bakımından önemli bir delil niteliği taşıdığı Yargıtay kararları ile sabittir. Nitekim fazla çalışma ispatına konu Yargıtay içtihatlarında; “Fazla çalışmanın ispatı konusunda işyeri kayıtları, özellikle işyerine giriş ve işyerinden çıkışı gösteren belgeler, işyeri iç yazışmaları delil niteliğindedir.” şeklindeki yerleşik hâle gelmiş belirleme de yargı uygulamasında işyeri giriş-çıkış kayıtlarına fazla çalışma ispatı yönünden atfedilen değeri açıkça göstermektedir.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu tanımlar başlıklı 3. maddesi uyarınca zaman damgası, bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı ifade etmektedir.
Zaman damgasının söz konusu kayıtlar bağlamındaki önemine yönelik ilk olarak belirtilmesi gereken zaman damgasının belirli bir elektronik verinin belirli bir tarih ve saatte mevcut olduğunu ve bu andan sonra içeriğinin değiştirilmediğini teknik olarak doğrulayan bir mekanizma olduğudur. Zaman Damgası Sunucuları, verinin bütünlüğünü ve zamansal varlığını güvence altına alır. Bu yönüyle zaman damgası, yalnızca teknik bir kayıt değil; hukuki sonuca da etki eden bir doğrulama aracıdır.
Çalışma hayatında bordrolar, yıllık izin talepleri, puantaj kayıtları ve benzeri pek çok iş ve işlem dijital ortamda hazırlanmakta ve arşivlenmektedir. Ancak bir belgenin elektronik ortamda bulunması, bu belgeye başlı başına hukuki bir değer atfetmeyecektir. Dijitalleşen çalışma hayatında en sık karşılaşılan meselelerden biri, bir belgenin hangi tarihte oluşturulduğunun, sonradan değiştirilip değiştirilmediğinin ve hukuken geçerli sayılıp sayılmayacağının nasıl ispat edileceğidir. Belgenin, belirli bir tarih itibarıyla varlığının bulunduğu ve bu tarihten sonra içeriğinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı güvenilir şekilde sunulmalıdır. Zaman damgası, tam da bu noktada dijital belgelerin hukuki güvenliğini temin eder.
Bu çerçevede zaman damgası, yalnızca teknik bir unsur olarak değil; dijital belgelerin yargısal süreçlerde delil olarak kabul edilmesini mümkün kılan temel bir ispat mekanizması olarak karşımıza çıkmaktadır. Dijital kayıtların işveren-işçi ilişkilerinde giderek yaygınlaşmasıyla birlikte, zaman damgası her iki taraf bakımından da hukuki güvence sağlayan önemli bir araç haline gelmiştir.
Uygulamada bordro, fazla çalışma, yıllık izin onayları vb. bakımından en sık ileri sürülen itirazlardan biri, bu belgelerin sonradan oluşturulduğu iddiasıdır. Zaman damgası, belgenin oluşturulduğu gün ve saati teknik olarak tespit edilebilir kıldığı için, bu tür iddiaların geçerliliğini büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Fazla çalışmaya ilişkin rızanın verildiği zaman, bordro düzenlemelerinden tazminat hesaplamalarına kadar uzanan geniş bir alanda doğrudan etki doğurmaktadır. Zaman damgası ile güvence altına alınan bu dijital kayıtlar, artık yalnızca işverenin kendi bilgi sisteminde tutulan veriler olmaktan çıkar; belirli bir tarihte var olduğu ve değişmediği ispatlanmış belgeler haline gelir. Bu durum, söz konusu kayıtların yargısal süreçlerde delil olarak değerlendirilmesini önemli ölçüde güçlendirir.
Hukukumuzda elektronik kayıtların delil olarak kabulü kapsamında Yargıtay içtihatlarında dijital belgelerin içerik bütünlüğünün ve zaman doğruluğunun korunmuş olması, delil değerlendirmesinde esas kriterlerden biri olarak kabul edilmektedir. Zaman damgası taşıyan bir belge, bağımsız ve güvenilir bir otorite aracılığıyla belgenin ilgili tarihte mevcut olduğunu ortaya koyarak güçlü bir ispat vasıtası sunar.
Sonuç olarak; belgeler dijital olarak saklansa bile, zaman damgası yoksa ispat açısından boşluk oluşur. Bu durumda belgenin sonradan hazırlandığı veya değiştirildiği iddia edilebilir; zaman damgası bunu hukuken ve teknik olarak engeller.
Tüm bu açıklamaların yanı sıra önemle belirtilmelidir ki Yüksek Mahkeme güncel tarihli bir kararında elektronik kayıtlarda zaman damgasının olmaması halinde somut bir müdahalenin varlığı kanıtlanmadıkça, bu kayıtların çalışma sürelerinin belirlenmesinde esas alınmasına engel teşkil etmeyeceği yönünde içtihat geliştirmiştir.
“…Her ne kadar; Ankara Bölge Adliye Mahkemesi 8. Hukuk Dairesince işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına aldığı ileri sürülen elektronik sisteme ilişkin kayıtların zaman damgası ile mühürlenmediği ve dışarıdan müdahaleye açık olduğu kabul edilmiş ise de, yargılama sırasında düzenlenen teknik bilirkişi raporunda kayıtların zaman damgası ile mühürlenmediğine işaret edilmiş ancak kayıtlara müdahale edildiğine yönelik bir tespite yer verilmemiştir… BELİRTMEK GEREKİR Kİ ELEKTRONİK KAYITLARDA ZAMAN DAMGASININ OLMAMASI, SOMUT BİR MÜDAHALENİN VARLIĞI KANITLANMADIKÇA, BU KAYITLARIN ÇALIŞMA SÜRELERİNİN BELİRLENMESİNDE ESAS ALINMASINA ENGEL TEŞKİL ETMEZ. MÜDAHALE EDİLDİĞİ KANITLANAMAYAN ELEKTRONİK KAYITLARIN AKSİ TANIK BEYANLARIYLA İSPAT EDİLEMEZ…davalı Kurum tarafından elektronik ortamda tutulan PDKS kayıtlarına müdahale edildiği yönünde somut bir delil ortaya konulmamış, müdahalenin varlığı ispat edilmemiştir. Bu hâlde söz konusu kayıtlara, salt zaman damgasının bulunmaması nedeniyle müdahale edilebilme ihtimalinden yola çıkılarak, itibar edilmemiş olması yerinde değildir.”
(Kararın tam metnine ulaşabilmek için karar künyesi: Yarg. 9. HD. E.2025/4533 K.2025/5540 T.30.06.2025)