1- Giriş
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun “Kurumun denetleme ve kontrol yetkisi” başlıklı 59’uncu maddesine göre, 5510 sayılı Kanunun uygulanmasına ilişkin işlemlerin denetimi, SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları eliyle yürütülmektedir. Bir başka deyişle; Sosyal Güvenlik Müfettişleri ve Sosyal Güvenlik Denetmenleri 5510 sayılı Kanundan kaynaklanan iş ve işlemlerin denetimini yerine getirmektedir. Bu denetim, işyerlerinde fiilen yapılan denetimler veya işyeri kayıtlarından yapılan tespitler yapılmak suretiyle işverenlere ait her türlü kayıt ve belge incelenmek şeklinde yapılmaktadır.
SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarının görevleri sırasında tespit ettikleri SGK alacağını doğuran olay ve bu olaya ilişkin işlemler, yemin hariç her türlü delile dayandırılabilir. Bunlar tarafından düzenlenen tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.
İşverenler, SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarına bilgi verilmek üzere çağrıldıkları zaman gelmek, gerekli olan defter, belge ve delilleri getirip göstermek ve vermek, görevlerini yapmak için her türlü kolaylığı sağlamak ve bu yoldaki isteklerini geciktirmeksizin yerine getirmekle yükümlüdürler.
5510 sayılı Kanunun uygulanması bakımından, SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları, 4857 sayılı İş Kanunu’nda belirtilen denetim, teftiş ve kontrol yetkisini de haizdir.
İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterler ve dayanağı belgeler; prim belgelerinin (01.01.2020 tarihine kadar olan süreçte “aylık prim ve hizmet belgesi”, 01.01.2020 tarihinden sonra “muhtasar ve prim hizmet beyannamesi” kastedilmektedir.) dayanağı belgeler niteliğinde sayılmaktadır.
Bu çalışmamızda tüzel kişilik işveren statüsünde bulunan belediye şirketlerinin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defter ve belgelerin (ücret tediye bordrosu, yasal defterler gibi) sosyal güvenlik mevzuatı açısından geçerliliği değerlendirilmeye çalışılacaktır.
Bu Makalenin PDF formatına ulaşmak için tıklayınız
2- Geçersizlik Halleri ve Uygulanacak İdari Para Cezaları
5510 sayılı Kanunun 102’nci maddesinde defter ve belgelerin hangi hallerde geçersiz sayılacağı ve bu geçersizlik hallerine uygulanacak idari para cezalarına yer verilmiştir. Buna göre, geçersizlik hallerini aşağıdaki maddelerde şöylece sıralayabiliriz:
2.1. Kanunî tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı (Kanuni tasdik süresinin sona erdiği tarih dikkate alınarak her bir takvim ayı için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si tutarında idari para cezası uygulanır).
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 352’nci maddesinin üçüncü fıkrasının 6 numaralı bendinde “tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin, süresinin sonundan başlayarak 1 ay içinde yaptırılmış olması” II nci derece usulsüzlük cezası olarak hüküm altına alınmış olsa da defter tasdiki yönünden geçerli kabul edilecektir.
Örneğin, 2010 yılından beri işe devam etmekte olan bir Z Belediye Limited Şirketi 2020 yılında kullanacağı yevmiye defterini 15.05.2020 tarihinde tasdik ettirmiş ise, kanuni tasdik süresinin sonundan yani 31.12.2019-15.05.2020 tarihine kadar olan kısmı geçersiz 15.05.2020-31.12.2020 devresi kısmı ise geçerli kabul edilecektir.
2.2. İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler (İşçilik ücretinin işlenmediği tarih dikkate alınarak her bir takvim ayı için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si tutarında idari para cezası uygulanır.).
2.2.1. 5510 sayılı Kanunun 59’uncu maddesinde SGK’nın defter ve belge incelemeye yetkili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurları tarafından veya serbest muhasebeci malî müşavirler ile yeminli malî müşavirlerce düzenlenen rapor ile SGK’ ya yeterli işçilik bildirilmediği anlaşılan işyeri ve işverenlerinin, tespit edilen fark işçilik tutarının işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler (SGK’ ya bildirilmediği tespit edilen eksik işçilik tutarının mal edildiği her bir ay için, aylık asgari ücretin 2 katı tutarında idari para cezası uygulanır).
2.2.2. 5510 sayılı Kanunun 85’inci maddesinde SGK’nın denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarınca, SGK’ ya bildirilmeyen asgarî işçilik tutarının işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler (SGK’ya bildirilmediği tespit edilen eksik işçilik tutarının mal edildiği her bir ay için, aylık asgari ücretin 2 katı tutarında ve işçilik ücretinin işlenmediği tarih dikkate alınarak her bir takvim ayı için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si tutarında idari para cezası uygulanır.).
2.3. Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkân vermeyecek şekilde usulsüz veya noksan tutulmuş defterler (Bu şekilde tutulduğu tarih dikkate alınarak her bir takvim ayı için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si tutarında idari para cezası uygulanır.)
Bu tür geçersizlik nedeninin uygulamada iki türlü yansıması vardır. Bunlardan birincisi, defter ve belgeler arasındaki mutabakatsızlık (eksik ve/veya fazla), diğeri ise işçilik ödemelerinin ücret tediye bordrosu düzenlenmesi gerekirken başka bir belgenin (gider pusulası gibi) düzenlenmiş olması durumudur. Defter ve belgeler arasındaki mutabakatsızlığın maddi hatadan ileri geldiği anlaşılırsa, kayıtların geçersizliğinden bahsedilemez. Bazı sigortalıların ücret ödeme bordrolarına kaydedilmemesi de geçersizlik nedenidir. Örneğin; işyeri kayıtlarından çalıştıkları saptanan 15 sigortalıdan 3 sigortalının 2019/Aralık ayı ücret tediye bordrosunda bulunmaması halinde, 2019/Aralık ayına ait defter kayıtları geçersiz sayılmaktadır.
Örnek Uygulama 1: X Belediye Personel Ltd.Şti.’ne ait defter ve belgelerin Sosyal Güvenlik Müfettişlerince incelenmesi sonucunda, 2019/Aralık ayına ilişkin sigorta primine esas kazanç tutarlarının tespitine imkân vermeyecek şekilde usulsüz tutulduğu tespit edilmiş olsun. İşveren X Belediye Personel Ltd. Şti. hakkında; 2019/Aralık ayı defterinden ötürü 2.558,40 / 2 = 1.279,20 TL idari para cezası uygulanacaktır.
2.4. Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde, o aya ait defter kayıtları (Bu şekilde işlenmediği tarih dikkate alınarak her bir takvim ayı için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.)
Örnek Uygulama 2: 2019 yılı Ocak ayına ait işçilik ödemelerinin 2019 yılı Aralık ayında yevmiye defterine işlenecek/işlenmiş olması, aynı hesap dönemine ait (2019 yılı) herhangi bir aya işlenmesinden dolayı geçersizlik nedeni olarak kabul edilmeyecektir.
Örnek Uygulama 3: 2018 yılı Eylül ayı ücret ödemeleri, 2019 yılı yevmiye defterine işlenmiş ise, 2018 yılı yevmiye defteri, 2018 yılı Eylül ayına ait aylık prim ve hizmet belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte kabul edilmeyecektir. İşveren hakkında uygulanacak idari para cezası 2.029,50 / 2 = 1.014,75 TL olacaktır.
2.5. Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler (Bu şekilde tutulduğu tarih dikkate alınarak tutmakla yükümlü bulunulan defter türüne göre bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin 12 katı tutarında, diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin 6 katı tutarında idari para cezası uygulanır.)
Defterlerin öncelikle, ilgili kanunlara başta 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (Madde 220–226) olmak üzere, geçerlilik şartlarına haiz olmalıdır. Müteharrik yapraklı yevmiye defterlerinin tasdiksiz arka kısımlarına yapılan kayıtlar kanuni defterlere yapılmış kayıt olarak kabul görmemektedir. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmemesi veya defterin noter tasdikli arka sayfalarına işlenmiş olarak kullanılması defterin geçersiz sayılmasına neden olmaktadır.
Örnek Uygulama 4: Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan Y Belediye Personel A.Ş.’den sosyal güvenlik denetmeni tarafından istenilen defter, kayıt ve belgelerin 15 günlük süre içinde incelemeye ibraz edildiği, yapılan inceleme sonucunda yevmiye defterinin 29.11.2019 tarihi itibariyle dolması nedeniyle 30.11.2019 tarihinde yeni yevmiye defterin kullanılmaya başlanıldığı, ancak söz konusu defterin tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdik ettirilmeden kullanıldığının tespit edildiği varsayıldığında, işveren hakkında işyerine ait defterlerin tasdik ettirilmeksizin kullanılmış olması nedeniyle, defterlerin tasdik ettirilmesi gereken yasal sürenin son günü olan 29.11.2019 tarihinde geçerli olan asgari ücret üzerinden (2.558,40 x 12 = 30.700,80 TL) idari para cezası uygulanacaktır.
2.6. Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler (Bu şekilde tutulduğu tarih dikkate alınarak ait olduğu takvim yılı başı itibariyle aylık asgari ücretin 12 katı tutarında idari para cezası uygulanır.)
Bu geçersizlik halinden, işverenlerin mükellefiyet durumlarına göre, yasal olarak tutulması gereken defterlerin tutulmamış olması anlaşılmalıdır. Örneğin, işletme hesabında defter tutmakta iken vergi mevzuatında belirtilen defter tutma hadlerini aşarak bilânço esasına geçmesi gerekirken, işletme hesabında devam etmesinin tespiti halinde idari para cezası uygulanacaktır.
Örnek Uygulama 5: 01.04.2018 tarihinde faaliyete başlayan Z Belediye Personel Ltd. Şti. bilanço esasına göre defter tutması gerekirken işletme esasına göre defter tuttuğu yapılan SGK denetiminde tespit edildiği varsayıldığında, işveren hakkında 01.04.2018 tarihinde geçerli olan asgari ücret üzerinden (2.029,50 x 12 = 24.354,00 TL) idari para cezası uygulanacaktır.
2.7. İşyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı-soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasından (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) herhangi birini ihtiva etmeyen ücret tediye bordroları (Ücret tediye bordrosunun tanzim edildiği tarih dikkate alınarak her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin 1/2 ‘si tutarında idari para cezası uygulanır.)
Örnek Uygulama 6: İşyeri kayıtlarının 13.03.2019 tarihinde incelenmesinde 2019 yılı Ocak ayı ücret tediye bordrosunda kayıtlı 145 sigortalının ücret ödenen gün sayısının kayıtlı olmadığı varsayıldığında, işveren hakkında 2019/Ocak ayına ilişkin ücret tediye bordrosunun geçersiz olması nedeniyle 2019/Ocak ayında geçerli olan asgari ücret üzerinden, 2.558,40 / 2 = 1.279,20 TL idari para cezası uygulanacaktır.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin 106’ncı maddesinin (2) numaralı fıkrasına göre; aynı işverene ait iş veya işyerleri ile ilgili defter veya kayıtların müştereken tutulmuş olması ve bu defter veya kayıtların, her iş veya işyeri için ayrı ayrı verilmiş olan aylık prim ve hizmet belgesinde (muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde) yazılı kazançlar toplamı ile uyumlu olması hâlinde, iş veya işyeri kayıtlarının verilen bu belgelerde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olduğu kabul edilir.
3- Değerlendirme
İşverenin, defter ve belgelerini 5510 sayılı Kanunda belirtilen usul ve esaslara uygun olarak düzenlememesi halinde, her bir geçersizlik hali için ayrı ayrı olmak üzere fiilin (geçersizlik halinin) oluştuğu tarihlerdeki aylık asgari ücret dikkate alınmak suretiyle idari para cezası uygulanmaktadır. Geçersizlik halleri için uygulanan toplam idari para cezası miktarının, kayıtların ibraz edilmemesi üzerine uygulanan idari para cezası miktarını aşamaz.
Örnek Uygulama 7: Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan (C) Belediye Personel AŞ tarafından, 01.02.2019 tarihinde tebliğ edilen 01.04.2018–31.12.2018 dönemine ilişkin kayıt ibrazına ilişkin yazıya istinaden defter ve belgeler 11.02.2019 tarihinde 15 günlük süre içinde incelemeye ibraz edildiği, ancak sosyal güvenlik denetmeninin yaptığı inceleme sonucunda, 2018/Ocak ila 2018/Aralık ayına ait işçilikle ilgili giderlerin yevmiye defterine işlenmemiş ve ücret tediye bordrolarında sosyal güvenlik sicil numaralarının olduğunun tespit edildiği varsayıldığında, işveren hakkında, 01.01.2018–31.12.2018 dönemi için: 2.029,50 / 2 = 1.279,20 x 12 = 15.350,40 TL olmak üzere toplam idari para cezası uygulanacaktır. Bu tutar, kayıt ibraz edilmemesi üzerine uygulanacak 30.700,80 TL (2.558,40 x 12)’den az olduğu için, kayıt geçersizliğine bağlı idari para cezası tutarı dikkate alınacaktır.
5510 sayılı Kanunun 86’ncı maddesinin ikinci fıkrasına göre, işverenler işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere özel sektörde 10 yıl, kamu idarelerinde 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır.
5510 sayılı Kanunun 102’nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine göre, işyeri defter, kayıt ve belgelerini Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen 15 gün içinde mücbir sebep olmaksızın tam olarak yerine getirmeyen işverenlere,
- Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin 12 katı tutarında,
- Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin 6 katı tutarında,
- Defter tutmakla yükümlü değil iseler, asgari ücretin 3 katı tutarında,
idari para cezası uygulanır.
İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak ibraz etmemeye yönelik idari para cezası uygulanır.
Aynı döneme ait yasal defter ve belgelerdeki birden fazla geçersizlik hali ayrı ayrı olarak değerlendirilmektedir.
Ücret tediye bordrolarının her birindeki geçersizlik hali birden fazla olsa da her bir belge için bir geçersizlik söz konusu olacaktır.
Defterdeki geçersizliklerde ise her bir kayıt maddesi esas alınacaktır.
4- Sonuç
Makalemizin diğer bölümlerinde de açıklandığı üzere, 5510 sayılı Kanun ve bu Kanun gereğince yayımlanan ikincil mevzuat ışığında, işverenlerin defter, kayıt ve belgelerinin SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları tarafından incelenmesi sonucu, mevzuata aykırı düzenlenen işyeri kayıtlarından dolayı geçersizlik hallerinden bahsedilebilmiştir. Bu geçersizlik halleri, 5510 sayılı Kanunla sınırlı ve sayılı bir şekilde düzenlenmiş olup, bunun dışında herhangi bir nedenle idari para cezası uygulanamaz.
Belediye şirketlerinin SGK nezdinde birden fazla işyeri sicil numarası aldıkları ve birden fazla işyerlerinin olduğu dikkate alındığında, bir işyerine defter ve belgelerdeki geçersizlik fiillerinden dolayı uygulanan idari para cezası her işyerine ayrı ayrı uygulanamaz. Şöyle ki; İzmir 6. Sulh Ceza Mahkemesi (31.07.2006 T., 2006/89 K.) ve İzmir 2. Sulh Ceza Mahkemesi (25.07.2006 T., 2006/136 K.) kararlarında, “tüm şube kayıtlarının tek elde tutulduğu sistemde her şube için ayrı ceza uygulaması yapılmasının mükerrer cezalandırmaya sebep olduğu”, İzmir 4. Sulh Ceza Mahkemesi (18.09.2006 T., 2006/229 K.) kararında ise “defterlerin geç işlenmesinde şubenin herhangi bir sorumluluğunun bulunmadığı, tüm işlemlerin şubeler adına genel merkezde gerçekleştirildiği, bu nedenle fiilin bir kez işlenmiş olduğunun kabulünün gerektiği, ait olduğu yıllarda defter onaylarının geç yapılması nedeni ile şubelerin her birinin ayrı ayrı sorumlu tutulamayacağı” hususlarına hükmetmiştir. Bunu destekleyici mahiyette dönemin SSK Başkanlığı Sigorta İşleri Genel Müdürlüğü Sigorta Primleri Başkanlığı’nın 27.10.2004 tarih ve 813217 sayılı yazısında “… A.Ş’nin işyerine ait kayıtları ortak tuttuğu ve fiilin bir kez işlenmiş olduğu dolayısıyla her işyeri için fiilin ayrı ayrı işlenmediği” görüşü de mevcuttur.
YASAL UYARI
Bu çalışma Kamutech Yazılım A.Ş. mevzuat grubu uzmanları tarafından hazırlanmıştır.
Makalenin her türlü yayın hakkı Kamutech Yazılım A.Ş.’ye aittir.
Kaynak göstermek ve link vermek kaydıyla alıntı yapılabilir.
